Los costes de energía, personal y otros factores externos siguen ejerciendo presión sobre las empresas de transporte y logística. Muchas de estas partidas solo pueden controlarse de forma limitada dentro de la propia empresa. Por eso, resulta cada vez más importante identificar dónde quedan oportunidades para mejorar la eficiencia en la actividad diaria.
El índice de costes de transporte de grupaje de DSLV refleja la actualidad de este tema: en el primer semestre de 2026, los costes por envío en el mercado alemán de transporte de grupaje fueron un 4,7 % superiores a los del mismo periodo del año anterior. Los costes de personal aumentaron un 6,2 % y los de combustible y energía, un 10,7 %. Los costes de peaje se mantuvieron prácticamente estables durante ese mismo periodo.
Una encuesta reciente de Bitkom también pone de manifiesto la fuerte presión que afronta el sector: el 100 % de las empresas logísticas encuestadas señala los elevados precios de la energía como un reto, el 87 % menciona la escasez de profesionales cualificados y el 71 %, las interrupciones en las cadenas de suministro.
Esta guía muestra qué costes pueden controlar las propias empresas de transporte y logística y en qué áreas pueden aprovechar de forma más eficiente los vehículos, el personal y los procesos existentes.
Lo más importante de un vistazo
| ✓ Los costes externos, como los precios de la energía, la evolución salarial o las tarifas legales de peaje, solo pueden controlarse de forma limitada. |
| ✓ En cambio, las empresas pueden actuar sobre los kilómetros en vacío y los desvíos innecesarios, el aprovechamiento de los vehículos, la calidad de la planificación y los procesos administrativos. |
| ✓ La transparencia sobre los costes y la rentabilidad ayuda a detectar a tiempo los transportes no rentables y las desviaciones recurrentes. |
| ✓ Un sistema de gestión del transporte (TMS) puede facilitar la planificación, el análisis y los procesos recurrentes mediante herramientas digitales. |
Por qué sigue aumentando la presión de los costes sobre las empresas de transporte y logística
La presión de los costes proviene de varios frentes al mismo tiempo. La energía y el personal encarecen la actividad diaria, mientras que la escasez de profesionales cualificados y la inestabilidad de las cadenas de suministro dificultan aún más la planificación. Las empresas de transporte y logística no pueden controlar directamente muchas de estas circunstancias.
Por eso, su margen de actuación se centra principalmente en utilizar los recursos disponibles de la forma más rentable posible. Incluso pequeñas ineficiencias pueden acumularse y generar costes adicionales considerables cuando se realizan numerosos recorridos y envíos.
¿Qué costes pueden controlar las propias empresas de transporte y logística?
Las empresas de transporte y logística apenas pueden influir directamente en muchos factores externos, como los precios de la energía, la evolución salarial o las tarifas legales de peaje. En cambio, sí tienen margen de actuación sobre la elección de rutas, los kilómetros recorridos y los costes derivados.
| Difíciles de controlar directamente | Controlables dentro de la empresa |
|---|---|
| Precios de la energía | Kilómetros en vacío y desvíos innecesarios |
| Evolución general de los salarios | Aprovechamiento de la capacidad de los vehículos |
| Tarifas legales de peaje | Elección de rutas y calidad de la planificación |
| Evolución externa del mercado y de los precios | Uso de los recursos y planificación operativa del transporte |
| Interrupciones en las cadenas de suministro | Procesos administrativos y automatización |
| Rentabilidad de cada transporte |
7 oportunidades para mejorar la eficiencia sobre las que pueden actuar las empresas de transporte y logística
1. Reducir los kilómetros en vacío y los desvíos innecesarios
Cada kilómetro recorrido innecesariamente genera costes sin aportar ingresos adicionales. Por eso, especialmente en las rutas habituales, conviene analizar en detalle los recorridos, las cargas de retorno y el orden de las paradas.
Algunas medidas posibles son:
- Asignar los pedidos a los vehículos más adecuados
- Tener en cuenta las cargas de retorno con antelación
- Optimizar el orden de las paradas
- Detectar desvíos innecesarios ya durante la planificación
2. Aprovechar mejor la capacidad de los vehículos
Los vehículos con una baja ocupación también incrementan los costes por unidad transportada. Al mismo tiempo, ampliar la capacidad resulta caro y su disponibilidad es limitada. Por eso, los pedidos deben analizarse junto con los vehículos y el espacio de carga disponibles, en lugar de considerarse de forma aislada.
- ¿Qué vehículos todavía tienen capacidad disponible?
- ¿Qué pedidos pueden agruparse de forma eficiente?
- ¿En qué rutas se repite una baja ocupación de los vehículos?
3. Tener en cuenta los peajes y los costes de las rutas con antelación
La ruta más corta no es necesariamente la más rentable. Además de la distancia y el tiempo de conducción, los peajes también pueden influir en la rentabilidad de un transporte. Por eso, estos costes deberían tenerse en cuenta ya durante la planificación, en lugar de conocerse únicamente al finalizar el transporte.
La planificación digital de rutas permite analizar con antelación distintos itinerarios y sus costes asociados. Así, los responsables de tráfico pueden comparar mejor las alternativas y elegir la ruta más adecuada desde el punto de vista económico.
4. Utilizar el personal y los recursos de forma más eficiente
El aumento de los costes de personal y la persistente escasez de profesionales cualificados incrementan la presión para aprovechar eficientemente el tiempo de trabajo disponible. Por eso, los responsables de tráfico deberían dedicar el menor tiempo posible a buscar repetidamente los mismos datos, realizar análisis manuales o corregir errores evitables.
Son especialmente importantes:
- El acceso centralizado a la información sobre pedidos y planificación
- La asignación clara de responsabilidades y los procesos estandarizados
- Los informes automatizados y los análisis periódicos
- La reducción de la transferencia manual de datos entre distintos sistemas
5. Detectar transportes no rentables mediante informes y el análisis de costes reales
Un transporte realizado sin incidencias operativas no es necesariamente rentable. A menudo, solo al comparar los costes previstos inicialmente con los costes reales se puede determinar si un pedido ha resultado rentable.
Los informes y los análisis de costes posteriores al transporte ayudan a responder, por ejemplo, a estas preguntas:
- ¿Qué transportes o rutas resultan poco rentables de forma recurrente?
- ¿Dónde se desvían los costes reales del cálculo inicial?
- ¿Qué clientes o pedidos presentan márgenes especialmente bajos?
- ¿Dónde se generan repetidamente costes adicionales que no se tuvieron en cuenta durante la planificación?
El análisis periódico de estas desviaciones permite identificar los factores que incrementan los costes de forma recurrente y tenerlos en cuenta con mayor antelación en futuros transportes.
6. Reducir los errores de planificación y los cambios de última hora
En el transporte no siempre es posible evitar los cambios de última hora. Sin embargo, se genera trabajo adicional cuando la información importante llega demasiado tarde o los errores de planificación se detectan una vez iniciado el transporte.
Una base de datos común para pedidos, vehículos, rutas y restricciones ayuda a detectar los problemas antes. Así, los responsables de tráfico pueden reaccionar de forma más precisa y dedicar menos tiempo a correcciones evitables.
7. Automatizar los procesos administrativos
Las oportunidades para mejorar la eficiencia no se limitan a la carretera. Las tareas administrativas recurrentes también consumen tiempo: introducir datos, procesar documentos, elaborar informes o transferir la misma información varias veces.
Las rutinas claramente definidas, en las que se repiten regularmente los mismos pasos, son especialmente adecuadas para la automatización. El objetivo no es automatizar todas las decisiones, sino liberar al personal de tareas que pueden estandarizarse.
¿Por dónde deberían empezar a optimizar las empresas de transporte y logística?
No todas las empresas pierden tiempo o dinero en las mismas áreas. Por eso, antes de introducir nuevas medidas, conviene realizar una breve autoevaluación:
- ¿Qué proporción de nuestros kilómetros corresponde a trayectos en vacío y desvíos innecesarios?
- ¿Qué rutas o recorridos presentan regularmente una baja ocupación de los vehículos?
- ¿Tenemos una visión clara de los peajes y los costes de las rutas ya durante la planificación?
- ¿Con qué frecuencia deben los responsables de tráfico modificar los planes a última hora?
- ¿Qué tareas se repiten manualmente cada día?
- ¿Podemos identificar qué transportes son realmente rentables?
Cuanto más concretas sean las respuestas a estas preguntas, más fácil será priorizar las medidas. En lugar de optimizar todas las áreas al mismo tiempo, las empresas de transporte y logística deberían empezar por aquellas que generan el mayor gasto medible de tiempo y dinero.
Apoyo digital con CarLo
CarLo reúne las principales áreas de la gestión del transporte en un sistema de gestión del transporte (TMS): desde el registro de pedidos y la planificación de transportes y recorridos hasta el cálculo de rutas y peajes, la planificación de recursos, la facturación y el análisis. Así, ayuda a aprovechar muchas de las oportunidades de mejora de la eficiencia descritas anteriormente en la actividad diaria.
- Planificar rutas y recorridos de forma más rentable: La optimización de rutas de CarLo permite mejorar los recorridos y el orden de las paradas desde la fase de planificación. Es posible tener en cuenta con antelación los costes de las rutas, los asociados a la distancia recorrida y los peajes, así como comparar distintas alternativas de planificación. Esto ayuda a reducir los desvíos innecesarios y a planificar recorridos más rentables.
- Reducir los trayectos en vacío con el radar de planificación con IA: El radar de planificación con IA ayuda a los responsables de tráfico a encontrar cargas de retorno y cargas para trayectos posteriores. Con solo pulsar un botón, identifica los pedidos adecuados para los vehículos disponibles. Esto permite aprovechar mejor la capacidad libre, reducir los trayectos en vacío y mejorar la ocupación de los vehículos.
- Automatizar el registro de pedidos con Document Intelligence: Los procesos administrativos también ofrecen oportunidades de ahorro. Document Intelligence permite reconocer automáticamente la información de documentos entrantes, como correos electrónicos y archivos PDF, e incorporarla al registro de pedidos. Así se reduce considerablemente el trabajo de introducción manual de datos y el personal dispone de más tiempo para tareas de mayor valor añadido.
- Obtener una visión clara de la rentabilidad mediante estadísticas y cuadros de mando: En principio, cualquier campo de la base de datos de CarLo puede utilizarse para realizar análisis. A partir de estos datos, se pueden crear estadísticas personalizadas y cuadros de mando predefinidos que permitan analizar periódicamente, por ejemplo, la rentabilidad de cada recorrido y vehículo, los ingresos por cliente, las desviaciones entre lo previsto y lo real u otros indicadores relevantes. De este modo, las anomalías recurrentes y los transportes no rentables se detectan antes y pueden tenerse en cuenta en futuras planificaciones.
- Automatizar los procesos recurrentes: Los flujos de trabajo y los informes automatizados facilitan los procesos administrativos que pueden estandarizarse. Esto reduce la necesidad de transferir o volver a preparar la información manualmente.
La principal ventaja reside en disponer de una base de datos común: la información sobre pedidos, planificación, costes y facturación está disponible en un único lugar y puede utilizarse directamente para tomar decisiones operativas y realizar análisis. Esto proporciona una mayor transparencia sobre los costes reales del transporte y una mejor base para utilizar de forma más rentable los vehículos, el personal y la capacidad disponibles.
Preguntas frecuentes
Las empresas pueden actuar directamente, sobre todo, en sus procesos internos. Esto incluye los kilómetros en vacío y los desvíos innecesarios, el aprovechamiento de los vehículos, la elección de rutas, la calidad de la planificación, los procesos administrativos y la transparencia sobre la rentabilidad de cada transporte.
Los trayectos en vacío pueden reducirse, entre otras medidas, mediante una mejor asignación de pedidos a los vehículos, la búsqueda anticipada de cargas de retorno y una planificación optimizada de los recorridos. Sin embargo, no es posible evitarlos por completo en todas las redes de transporte.
Un TMS no puede evitar el aumento de los costes externos. Sin embargo, puede reunir la información sobre pedidos, vehículos, rutas y costes. Esto permite gestionar de forma más estructurada la planificación, el aprovechamiento de los vehículos, el cálculo de costes y el análisis.
Según el modelo de negocio, pueden ser relevantes las desviaciones entre lo previsto y lo real, los costes y los ingresos por transporte o ruta, el aprovechamiento de los vehículos, la proporción de trayectos en vacío y las desviaciones recurrentes en los costes. Lo fundamental es analizar estos indicadores periódicamente y en el contexto adecuado.
Conclusión
Las empresas de transporte y logística solo pueden influir de forma limitada en el aumento de los costes de energía y personal. Por eso, es aún más importante actuar de forma sistemática en los aspectos internos: reducir los kilómetros innecesarios, aprovechar mejor la capacidad disponible, tener en cuenta los costes con antelación y evitar el trabajo manual.
La transparencia de los datos y la planificación digital del transporte sientan las bases para ello. Así es posible identificar dónde existen realmente oportunidades para mejorar la eficiencia dentro de la empresa y en qué áreas conviene empezar a optimizar.
Fuentes
- DSLV Bundesverband Spedition und Logistik: «Los costes por envío en el mercado de transporte de grupaje aumentaron una media del 4,7 %», https://www.dslv.org/de/aktuelles/meldung/sendungskosten-im-stueckgutmarkt-um-durchschnittlich-47-prozent-gestiegen
- Bitkom e. V.: «El sector logístico invierte en IA, pero faltan conocimientos especializados», https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Die-Logistik-investiert-in-KI-doch-es-fehlt-Knowhow
